Work Process
Communication.
Cross-functional.
Creativity.
Solution-oriented.
BEFORE
(Anticipation)
1.Qué y Cómo / What and How?
Concepción y Planificación / Conception and Planning
Para empezar con cualquier evento es importante definir el propósito, establecer los objetivos y se comienzar a delinear un plan general / To begin any kind of event we should start by defining the purpose, establish objectives, and begin outlining a general plan.
Definición del propósito y objetivos: Determinar la finalidad del evento (por ejemplo, una conferencia, un concierto, una boda) y los objetivos específicos que se desean alcanzar / Definition of Purpose and Objectives: Determine the purpose of the event (for example, a conference, a concert, a wedding) and the specific objectives to be achieved.
Investigación y desarrollo de ideas: Conocimiento de tendencias, temas relevantes además de posibles actividades que puedan integrarse en el evento / Research and Idea Development: Knowing the trends, relevant themes, and possible activities that can be integrated into the event.
Presupuesto: Determinarn un presupuesto detallado que incluya todos los aspectos del evento, desde la ubicación hasta el entretenimiento y la comida / Budget: Establish a detailed budget that includes all aspects of the event, from the venue to entertainment and food.
Cronograma: En este se detallan todas las tareas de pre-producción, operación y post-producción del evento / Timeline: Create a timeline that details all pre-production, operations, and post-production tasks for the event.
2. Cuándo y Dónde / When and Where.
Organización y Preparación / Organization and Preparation.
Se concreta el plan y se organizan los recursos necesarios para llevar a cabo el evento / Finalize the plan and organize the necessary resources to carry out the event.
Selección del lugar: Elegir el sitio del evento, asegurando que cumpla con los requisitos técnicos y logísticos necesarios /Venue Selection: Choose the event location, ensuring it meets the necessary technical and logistical requirements.
Contratación de proveedores: Negociar y contratar proveedores para catering, ambientación, entretenimiento, tecnología audiovisual, etc. / Hiring Vendors: Negotiate and hire vendors for catering, decoration, entertainment, audiovisual technology, etc.
Logística: Planificar el minuto y minuto, incluyendo transporte, alojamiento para invitados, y gestión del flujo de personas / Logistics: Plan the minute by minute, including transportation, accommodation for guests, and managing the flow of people.
Permisos y seguros: Obtener los permisos necesarios y asegurar el evento adecuadamente / Permits and Insurance: Obtain the necessary permits and adequately insure the event.
DURING
(Participation)
3. Showtime
Ejecución del Evento / Execution of the Event.
Supervisar y coordinar todos los aspectos del evento el día de su realización para garantizar que todo salga según lo planeado / Supervise and coordinate all aspects of the event on the day it takes place to ensure everything goes as planned.
Montaje: Supervisar el montaje del lugar, asegurando que todos los elementos estén correctamente instalados mediante un checklist de tareas y materiales a montar / Setup: Oversee the setup of the venue, ensuring all elements are correctly installed using a checklist of tasks and materials to be set up.
Coordinación en el lugar: Gestionar el equipo de trabajo y coordinar a los proveedores, con el fin de que todos estén alineados con el plan del evento (minute by minute) / On-site Coordination: Manage the team and coordinate the vendors, ensuring everyone is aligned with the event plan (minute by minute).
Gestión de contingencias: Resolver cualquier problema o imprevisto que surja durante el evento de manera eficaz y rápida / Contingency Management: Resolve any problems or unforeseen issues that arise during the event effectively and quickly.
Interacción con los asistentes: Asegurar que los asistentes tengan una experiencia positiva, resolviendo cualquier inquietud o problema / Interaction with Attendees: Ensure that attendees have a positive experience by addressing any concerns or problems.
4. Evaluación y Desmontaje / Feedback, closure and dismantling
El cuarto y último paso es el desmontaje para evaluar su éxito. Esto para extraer la mayor cantidad de lecciones aprendidas y mejorar futuros eventos encontrando las áreas de oportunidad / Dismantle and evaluate to extract lessons learned and improve future events by identifying areas of opportunity.
Desmontaje: Supervisar el desmontaje para asegurar que el lugar quede en las condiciones adecuadas a como se recibió y que todos los equipos y materiales sean retirados/ Dismantling: Oversee the dismantling of the event, ensuring that the venue is left in good condition and that all equipment and materials are removed.
Evaluación: Recopilar feedback de asistentes, proveedores y el equipo de trabajo para evaluar el éxito del evento / Evaluation: Collect feedback from attendees, vendors, and the team to assess the overall experience of the event.
Informe de cierre: Elaborar un informe que detalle los aspectos financieros, logísticos y de satisfacción del evento / Closure Report: Prepare a closure report detailing the financial, logistical and experienced aspects of the event.
Seguimiento: Agradecer a los asistentes, proveedores y patrocinadores, y mantener una relación para futuros eventos / Follow-up: To Thank attendees, vendors, and sponsors, and maintain a relationship for future events.
AFTER
(Reflection)